“바빠서 자동화를 못 한다”는 말, 저는 항상 거꾸로 들립니다. 자동화를 해야 덜 바빠집니다. 메일 첨부가 오면 클라우드에 폴더별로 저장되고, 폼으로 들어온 문의는 CRM에 정리되며, 결제 성공 알림이 뜨면 시트와 슬랙 리포트가 실시간으로 갱신되는 상태—이게 Zapier가 만드는 일상의 기본값입니다. 코드를 몰라도 어떤 사건이 일어나면(Trigger) → 무엇을 하라(Action)를 연결해 사람이 하던 복붙·전달·확인 루틴을 자동으로 흘려보내죠.
문제는 ‘처음 접속했을 때’입니다. 메뉴는 많고, 용어는 생소하죠. Trigger, Action, Formatter(데이터 가공), Filter(조건), Paths(분기), Schedule/Delay(예약/지연), Webhooks(HTTP 통신)… 이름만 보면 복잡하지만, 실제로는 수집 → 가공 → 적재 → 알림이라는 한 줄 흐름으로 정리됩니다. 이 글은 그 흐름에 맞춰 ① 준비 체크 ② 설정 튜토리얼 ③ 실전 시나리오를 사람 말로 풀어드립니다.
Zapier 도입의 성패는 ‘무엇을 먼저 자동화했는가’에 달려 있습니다. 효과가 큰 건 언제나 데이터가 자주 발생하고, 사람이 자주 실수하는 구간입니다. 예를 들어, 리드 수집(폼→시트/CRM)·결제 기록(Stripe→시트/메일)·영수증 정리(Gmail/스캔→시트)는 대부분의 팀이 당장 체감을 얻는 3대 루틴이에요. 여기에 D+3 리뷰 요청이나 주간 KPI 요약 같은 반복 알림을 얹으면, 매일의 리듬이 일정해집니다.
반대로 초반에 많이 겪는 실패 패턴도 분명합니다. 첫째, 한 방에 몬스터 Zap을 만들다 오류가 나면 어디서 막혔는지 찾기 어렵습니다. 둘째, 형식(날짜/통화)을 정하지 않아 시트/CRM에서 에러가 납니다. 셋째, 중복 생성을 막지 않아 데이터가 불어납니다. 이 글에서는 작게 쪼개기(수집·가공·적재 분리), Formatter로 표준화, Lookup+Create 패턴으로 이 세 가지를 처음부터 예방하는 법을 보여드릴 거예요.
그리고 보안/신뢰성도 잊기 쉽죠. 실패 알림을 전용 슬랙 채널로 모으고, Webhooks/API 키는 비밀 변수에 보관하며, 민감 데이터는 최소한만 전달하는 습관이 필요합니다. 작업(Task) 과금도 관리 포인트입니다. Filter로 쓸데없는 트리거를 거르고, Schedule로 배치 처리하면 비용과 안정성을 동시에 챙길 수 있어요.
- 목표: “무엇이 들어오면 → 어디에 저장/알림?” (예: Typeform → Notion DB + Slack)
- 필드 표준: 날짜
YYYY-MM-DD· 통화₩#,###· 전화000-0000-0000 - 중복 방지: Lookup + Create를 쓸 대상(이메일/주문번호) 정하기
- 에러 정책: 실패 알림 채널과 재처리 담당 지정
- 폴더 규칙:
/01_수집 /02_가공 /03_적재 /04_알림이름으로 Zap 분류
이제 아래부터는 “폼 → 시트/알림”처럼 가장 흔한 흐름을 기준으로 Trigger → Formatter → Filter/Paths → Action 순서의 튜토리얼을 보여드리고, 바로 복붙 할 수 있는 마케팅·영업·운영/재무 실전 시나리오 12가지를 제공합니다. 한 번에 완벽할 필요 없습니다. 작게 시작해서 자주 개선하면, Zapier는 금방 팀의 표준 흐름이 됩니다.
1) 시작 준비 & 핵심 개념: 실패 없이 첫 Zap을 만드는 기준
Zapier는 “앱 A에서 사건이 생기면 → 앱 B에서 일을 한다”를 잇는 노코드 자동화입니다. 하지만 첫 설정에서 목표·권한·필드 표준·오류 정책을 놓치면 에러가 잦고, 과금(Task)도 금방 불어납니다. 아래 체크리스트와 예시를 따라 수집 → 가공 → 적재 → 알림의 표준 흐름을 먼저 잡아두세요.
1-1) 사전 점검(체크리스트 · 복붙)
- 목표 정의: “무엇이 들어오면 → 어디에 저장/알림/가공?” 예) Typeform → Google Sheets + Slack #leads
- 계정/권한: 연결할 서비스 로그인(OAuth), 공유 폴더·워크스페이스 접근 권한 확인
- 필드 표준: 날짜
YYYY-MM-DD, 통화₩#,###, 전화000-0000-0000, 태그대문자_스네이크 - 중복 방지: 기준 키(이메일/주문번호) 정하고 Lookup → Create or Update 패턴 사용
- 에러 정책: 실패 시 알림 채널(이메일/Slack)과 재처리 담당 지정
- 폴더 규칙: Zap 이름/폴더를
/01_수집 /02_가공 /03_적재 /04_알림으로 구분
1-2) Zapier 핵심 어휘(30초 정리)
| 용어 | 핵심 | 예시 |
|---|---|---|
| Trigger | 자동화를 시작하는 사건 | Google Form 새 응답, Gmail 라벨 “receipt” 새 메일 |
| Action | 후속 동작(쓰기/알림) | Sheets 행 추가, Notion 페이지 생성, Slack 메시지 |
| Formatter | 데이터 가공 | 날짜 변환, 금액 캐스팅, 문자열 분리/결합, JSON 파싱 |
| Filter | 조건 통과/중지 | 금액 ≥ 50,000원 & 지역=서울일 때만 진행 |
| Paths | 멀티 분기(If-Else) | B2C는 시트, B2B는 CRM 업데이트 |
| Webhooks | HTTP 호출로 외부 API 연동 | Apps Script/Notion API/내부 엔드포인트 POST |
1-3) 60초 의사결정 트리(복붙)
Q1. 데이터는 어디서 생기나? (Form/Email/Payment/Webhook)
Q2. 어디로 보낼까? (Sheets/CRM/티켓/채팅/파일)
Q3. 형식 손질 필요한가? (날짜·금액·문자열·JSON) → Formatter
Q4. 조건/분기 필요한가? (금액/지역/상품군) → Filter/Paths
Q5. 중복 방지 필요한가? (이메일/주문번호) → Lookup + Create/Update
→ Trigger 선택 → 가공/조건 → Action 적재 → 알림/로그
1-4) “폼 → 시트/알림” 표준 흐름(예시 템플릿)
- Trigger: Typeform New Entry
- Formatter: 이름/회사 분리(텍스트 Split), 날짜 포맷 변환, 금액 캐스팅
- Filter: 국가=KR & 금액 ≥ 50,000원
- Action: Google Sheets Add Row(표준 칼럼: 날짜/이름/회사/금액/이메일/원본 링크)
- Action: Slack #leads 채널에 요약 메시지(담당 멘션)
[Slack 메시지 포맷 예시]
신규 리드: {{이름}} ({{회사}}) · {{금액 | 통화}}
이메일: {{email}} · 원본: {{form_link}}
담당: @sales-kr 확인 후 24h 내 접촉
1-5) 데이터 표준 & 매핑 가이드(에러/중복 예방)
| 필드 | 포맷 규칙 | Formatter 사용 | 주의 |
|---|---|---|---|
| 날짜 | YYYY-MM-DD |
Date/Time → Format | 타임존 표준(UTC/Asia/Seoul) |
| 금액 | 정수 (원단위) |
Numbers → Parse | 콤마/통화기호 제거 후 저장 |
| 이름/회사 | 문자열 | Text → Split/Extract | 괄호/대시 기준 분리 |
| 이메일 | 소문자, 공백 제거 | Text → Lowercase/Trim | Lookup Key로 사용 |
1-6) 비용/신뢰성/보안 — 초반 운영 원칙
- 작업(Task) 절약: Trigger→Filter로 불필요 흐름 차단, 일정성 업무는 Schedule로 배치 처리
- 신뢰성: 샘플 데이터 1→3건으로 에지 케이스(빈 값/형식 오류) 테스트 후 ON
- 중복 방지: Find(lookup) → Create or Update 패턴 표준화
- 에러 알림: “Zap 실패 → Slack #ops-alert” 연결 + 담당 @멘션
- 보안: API/Webhooks 키는 비밀 변수에 저장, 민감 데이터 최소화, 외부 공유 링크 만료
1-7) 흔한 실패 패턴 & 빠른 처방
| 실패 패턴 | 증상 | 처방 |
|---|---|---|
| 몬스터 Zap 1개로 올인 | 에러 지점 추적 불가 | 수집/가공/적재 분리, 단계별 테스트 |
| 포맷 표준 부재 | 시트/CRM 쓰기 오류 | Formatter로 날짜/금액 표준화 |
| 중복 생성 | 레코드 폭증 | Lookup + Create/Update 적용 |
- Typeform → Sheets → Slack 기본 Zap 1개 만들기
- Formatter로 날짜·금액 표준화 붙이기
- Sheets 쓰기 전에 Lookup 단계 추가(이메일 중복 방지)
요약하면, 첫 Zap의 성공은 명확한 목표, 표준화된 필드, Lookup 기반 쓰기, 에러 가시화에 달려 있습니다. 이 틀만 갖추면 두 번째·세 번째 Zap부터는 복사/응용으로 빠르게 넓힐 수 있습니다.
2) 설정 튜토리얼: Trigger → Formatter → Filter/Paths → Action 순서로
첫 Zap은 짧고 단순하게, 두 번째부터 가공/분기를 붙이는 것이 실패를 줄입니다. 아래 튜토리얼은 가장 보편적인 “양식 → 시트 적재 → 슬랙 알림” 흐름을 바탕으로, 중간에 Formatter(데이터 가공), Filter(조건), Paths(분기), Delay/Schedule(지연/예약), Webhooks(외부 API)까지 한 단계씩 확장하는 방식으로 구성했습니다.
- Trigger(수집): Typeform/Google Form/Gmail/Stripe에서 샘플 1건 로딩
- Formatter(가공): 날짜·금액·문자열 표준화
- Filter/Paths(조건/분기): 금액·국가·상품군에 따라 흐름 제어
- Action(적재/알림): Sheets/Notion/CRM 쓰기, Slack/Email 알림
- Delay/Schedule/Webhooks(확장): 지연/예약/외부 API 호출로 고급화
2-1) Trigger 만들기(수집)
- Make a Zap 클릭 → Trigger 앱 선택(예: Typeform / Google Forms / Gmail / Stripe)
- 이벤트 선택:
New Entry/New Response/New Labeled Email/Payment Succeeded - 계정 연결(OAuth) 후 Test Trigger로 샘플 1건 불러오기(필드 매핑용)
2-2) Formatter 붙이기(데이터 표준화의 핵심)
실무 오류의 70%는 형식 불일치에서 옵니다. Formatter로 날짜/금액/문자열을 먼저 다듬으세요.
- Date/Time · Format:
2025/10/20 09:32 KST→YYYY-MM-DD(타임존:Asia/Seoul) - Numbers · Parse:
"58,000원"→58000(정수) - Text · Split/Extract:
"홍길동 (아 백) "→ 이름/회사 분리, 이메일에서@도메인추출 - Utilities · Line Itemizer: CSV/목록을 라인아이템으로 변환(다중 제품 처리)
[예시] "홍길동(아백)" → Text · Split
Delimiter: "(" → Left=이름, Right=회사")" 제거 → Trim → 매핑
2-3) Filter(조건) & Paths(분기)로 흐름 제어
작업(Task) 절약과 데이터 품질을 위해 이 단계에서 걸러내세요.
- Filter: 국가=KR AND 금액 ≥ 50,000 → 통과, 아니면 중지(과금/노이즈 감소)
- Paths (If-Else 멀티분기): B2C면 Sheets/Slack, B2B면 CRM/이메일로 분기
| 조건 | 처리 | 이유 |
|---|---|---|
| 금액 < 50,000 | 중지 | 낮은 가치 이벤트 과금 절약 |
| 채널=B2B | Path B → CRM 업데이트 | 후속 플로우가 다름 |
2-4) Action: 적재(쓰기) & 알림
- Google Sheets · Create Spreadsheet Row: 표준 칼럼(날짜/이름/회사/금액/이메일/원본링크)
- Notion · Create Page: 데이터베이스 속성 매핑(Select/Date/Number 타입 일치)
- CRM(예: HubSpot) · Find → Create/Update: Lookup(이메일) 후 Create or Update로 중복 방지
- Slack · Send Channel Message: #leads/#ops 채널, 담당자 멘션
[Slack 메시지 예시(복붙)]
신규 리드: {{이름}} ({{회사}}) · {{금액 | 통화}}
이메일: {{email}} · 원본: {{form_link}}
담당: @sales-kr — 24h 내 최초 접촉
2-5) Delay/Schedule로 ‘시간’을 설계
- Delay for: 10분 후 팔로업 DM, D+3 리뷰 요청
- Schedule: 매일 09:00 KPI 요약 → Slack/이메일 발송
2-6) Webhooks by Zapier(외부 API 연동의 만능열쇠)
공식 앱이 없거나 세밀 제어가 필요하면 Webhooks를 사용합니다. 사내 시스템·Google Apps Script·Notion API 등과 연결.
POST https://script.google.com/macros/s/AKxxxxxxxx/exec
Headers: Content-Type: application/json
Body:
{
"date": "2025-10-20",
"name": "홍길동",
"amount": 58000,
"source": "Form#101",
"email": "user@example.com"
}
※ 키/토큰은 Zapier의 Secrets/Environment 또는 “비밀 변수”에 보관(하드코딩 금지)
2-7) 중복 방지(Lookup + Create/Update) — 데이터 폭증 차단
- Find Record(이메일/주문번호 키로 조회)
- 결과가 있으면 Update, 없으면 Create
| 패턴 | 장점 | 주의 |
|---|---|---|
| Find → Create/Update | 중복 생성 방지, 정확한 최신화 | 키 필드(이메일) 전처리(소문자/Trim) |
2-8) 테스트 → 배포 → 모니터링(신뢰성 루틴)
- 1차: 샘플 1건으로 단계별 통과 확인(빈 값/형식 오류 체크)
- 2차: 실제 데이터 3건으로 에지 케이스(특수문자/해외 통화) 검증
- 배포: Zap ON → “Zap 실패 → Slack #ops-alert” 알림 연결
- 모니터링: 첫 주 Task 사용량 Top5 확인 → Filter로 낭비 차단
2-9) 네이밍/버전/폴더 표준(유지보수의 3요소)
- Zap 이름:
zYYQ_도메인_목적_v01(예:z25 Q4_leads_form-to-sheets_v01) - 폴더:
/01_수집//02_가공//03_적재//04_알림 - 변경 기록: 설명란에 변경 사유/날짜/작성자 명시
2-10) 비용/보안 체크리스트(필수)
- 작업(Task) 절약: Trigger 직후 Filter로 노이즈 컷, 배치성은 Schedule 이용
- 민감 데이터 최소화: PII/결제정보는 불필요 시 전달 금지, 마스킹 처리
- 키 보안: Webhooks/API 키는 비밀 변수·암호관리 앱 보관, 분기별 롤테이션
정리하면, Trigger(수집)에서 Formatter(표준화)로 노이즈를 줄이고, Filter/Paths로 흐름을 가늘게 만든 뒤, Action으로 쓰기/알림을 안정적으로 마무리하세요. 지연/예약/웹훅은 두 번째부터 얹어도 늦지 않습니다. 작게 만들고, 자주 개선하면 Zap은 팀의 표준 작업자가 됩니다.
3) 실전 시나리오 12가지 & 운영 팁 — 마케팅·영업·운영/재무를 한 번에
Zapier의 진짜 가치는 “현장에서 바로 쓰는 흐름”에서 드러납니다. 아래 12개 시나리오는 복붙-응용이 쉬운 블록으로 구성했습니다. 각 항목에 Trigger(수집) → Formatter/Filter/Paths(가공/분기) → Action(적재/알림) → 신뢰성/비용 팁을 넣어 바로 따라 만들 수 있게 했습니다. 처음엔 1~3번만 세팅하고, 일주일에 2~3개씩 확장하세요.
3-1) 마케팅/콘텐츠
- 신규 리드 → 시트 + Slack 알림(표준 온보딩)
- Trigger: Typeform New Entry(또는 Google Forms New Response)
- Formatter: 이름/회사 분리(Text·Split), 이메일 소문자/트림, 날짜 포맷
YYYY-MM-DD - Filter: 국가=KR AND 금액 ≥ 50,000원
- Action: Google Sheets Add Row → Slack #leads 채널 “담당자 멘션”
Tip. “Find or Create”로 이메일 중복을 막아 CRM 기록 품질을 유지하세요.[Slack 포맷(복붙)] 신규 리드: {{이름}} ({{회사}}) · {{금액 | 통화}} · {{날짜}} 이메일: {{email}} · 원본: {{form_link}} 담당: @sales-kr — 24h 내 최초 접촉 - 블로그/유튜브 발행 → SNS/노션 체인지로그 자동 등록
- Trigger: RSS by Zapier New Item(티스토리/워드프레스/유튜브 RSS)
- Formatter: 제목 60자 이내 절삭, 요약 140자, UTM 파라미터 부착
- Action: X/Threads 포스팅, Notion DB “콘텐츠 로그” 페이지 생성, Slack #content 공유
- 이벤트/세미나 신청 → 캘린더 일정 + 리마인드
- Trigger: Google Forms New Response
- Formatter: 날짜/시간 병합, 타임존 변환(Asia/Seoul)
- Action: Google Calendar Create Event → Delay Until(이벤트 D-1) → 참가자 이메일 리마인드
3-2) 영업/CRM
- 상담 양식 → CRM 생성/업데이트(중복 검사 포함)
- Trigger: Webflow/HubSpot/Typeform New Submission
- Formatter: 도메인 추출(@뒤), 전화번호 정규화
- Action: CRM(예: HubSpot) Find Contact by Email → 존재 시 Update, 없으면 Create
- Action: Slack #sales에 담당자 멘션 + 기한(D+1) 부여
필드 포맷 주의 이메일 소문자 · 공백 트림 Lookup Key 금액 정수(원) 콤마 제거 - 결제 성공 → 시트 기록 + 영수증 메일
- Trigger: Stripe Payment Succeeded
- Formatter: 부가세/순매출 계산(Numbers), 통화 포맷
- Action: Google Sheets Add Row(일자/고객/상품/금액/세액/영수증링크) → 고객 영수증 템플릿 메일 발송
[메일 제목] 결제 내역 안내(주문번호: {{id}}) [본문] {{고객명}}님, 결제가 완료되었습니다. 금액: {{amount | 통화}}(부가세: {{vat | 통화}}) 영수증: {{receipt_url}} - 미응답 리드 자동 리마인드(DRIP)
- Trigger: Schedule(매일 09:00)
- Action: CRM 검색(상태=연락 필요 & 업데이트 D+3 경과) → Slack DM로 1:1 리스트 전송
3-3) 운영/재무/CS
- 영수증 스캔 → 가계부 시트 자동 적재
- Trigger: Gmail New Labeled Email(label=receipt) 또는 Drive New File(영수증 폴더)
- Formatter: OCR/금액 추출(연동 앱), 날짜 변환, 상호/메모 분리
- Action: Google Sheets Add Row(일자/상호/금액/카테고리/원본 링크)
- 재고 임계치 경보 → 발주 티켓 생성
- Trigger: Google Sheets Updated Row(재고 수량 변경)
- Filter: 수량 ≤ 안전재고
- Action: Slack #ops 경보 + Trello/Jira에 “발주 요청” 카드 생성
- CS 티켓 라우팅(주제별/채널별 분배)
- Trigger: Zendesk/Freshdesk New Ticket
- Paths: 주제=환불/배송/기술지원에 따라 다른 채널·담당자
- Action: Slack #cs-개별채널 알림 + CRM 태그 부여
- 주간 KPI 요약 리포트
- Trigger: Schedule(매주 월 09:00)
- Formatter: 시트 집계 값 합산/증감률 계산
- Action: Slack/메일로 카드형 요약 발송(전주 대비 증감)
[주간 KPI(복붙)] 매출: {{sales}} ({{delta_sales}}%) 신규 리드: {{leads}} ({{delta_leads}}%) 전환율: {{cr}}% - 파일 정리 봇(규칙 기반 리네임·이동)
- Trigger: Google Drive New File in Folder
- Formatter: 파일명 규칙화
YYMMDD_프로젝트_버전 - Action: Drive File Move/Update → Slack 알림
- 사내 시스템 이벤트 → 알림 허브
- Trigger: Webhooks by Zapier Catch Hook(내부 시스템 POST)
- Action: Slack #notice 요약 + Notion 로그 적재
3-4) “Lookup + Create/Update” 패턴(중복 방지의 표준)
| 단계 | 설명 | 주의 |
|---|---|---|
| Find Record | 키(이메일/주문번호)로 존재 여부 조회 | 키 전처리(소문자/트림/하이픈 제거) |
| Create or Update | 있으면 업데이트, 없으면 생성 | 변경 이력 남기기(설명란 버전/메모) |
3-5) 비용/신뢰성/보안 운영 팁
- 작업(Task) 관리: Trigger 직후 Filter로 노이즈 컷, 배치 업무는 Schedule로 한 번에 처리
- 에러 가시화: “Zap 실패 → Slack #ops-alert” 기본 장착 + 담당 멘션
- 감사 로그: Zap 이름 규칙
zYYQ_영역_목적_v01, 변경 시 설명란에 사유·날짜 - 민감 데이터: PII 최소 전달, 외부 링크 만료, Webhooks/API 키 비밀 변수 보관
- 실패 로그 3건 리뷰 → 필드/조건 보정 → 재테스트
- Task 사용량 Top5 Zap 확인 → Filter/Paths 최적화
- 신규 반복업무 발견 시 ‘후보 리스트’ 업데이트
요약하면, 첫 주에는 리드 적재·콘텐츠 배포·영수증 가계부 3개만 완성하세요. 다음 주에 결제 기록과 KPI 리포트를 더하면, 팀은 매일 같은 시간에 같은 품질로 움직입니다. Zapier의 표준 흐름, 수집 → 가공 → 적재 → 알림만 지키면 운영은 가벼워지고, 에러는 줄어들고, 남는 시간은 전략과 실행에 쓸 수 있습니다.
결론: ‘수집→가공→적재→알림’만 표준화해도 팀의 하루가 정돈된다
Zapier는 “복잡한 자동화 플랫폼”이라기보다 업무 흐름을 표준화하는 도구입니다. 핵심은 거창하지 않습니다. 폼·메일·결제 등에서 데이터를 수집하고, 형식을 가공해 깨끗하게 만든 뒤, 정해진 저장소에 적재하고, 필요한 사람에게 정확히 알림을 보내는 것—이 네 단계만 일관되게 지키면 팀의 속도와 품질이 눈에 띄게 안정됩니다. 첫 주엔 리드 적재, 결제 기록, 영수증 가계부 3개만 만들고, 다음 주에 KPI 리포트와 CS 라우팅을 얹으세요. 몬스터 Zap 대신 작게 쪼개고(수집/가공/적재), Formatter로 표준화, Lookup+Create로 중복을 차단하면 실패가 줄고 유지보수가 쉬워집니다.
- Zap 1: Typeform → Formatter(날짜·금액) → Sheets → Slack #leads
- Zap 2: Stripe → Formatter(부가세) → Sheets → 고객 영수증 메일
- Zap 3: Gmail(라벨=receipt) → OCR → Sheets(가계부)
- 중복 방지: 모든 쓰기 단계에 Find → Create/Update 패턴 적용
- 에러 가시화: “Zap 실패 → Slack #ops-alert” 채널 연결 + 담당 멘션
- 비용 관리: Trigger 직후 Filter로 노이즈 컷, 배치는 Schedule로 묶기
- 보안: Webhooks/API 키 비밀 변수 보관, PII 최소 전달, 외부 링크 만료
자동화의 가치는 시간을 되돌려 주는 것입니다. 오늘 한 시간만 투자해 ①리드, ②결제, ③영수증 흐름을 세팅해 보세요. 내일부터 반복 작업이 사라지고, 팀은 더 중요한 기획과 실행에 집중할 수 있습니다. 작게 시작해도 충분합니다. 작은 자동화가 쌓일수록, 팀의 하루는 더 정돈되고 예측 가능해집니다.