구글 캘린더로 일정 관리하는 꿀팁

구글 캘린더를 진짜 ‘일정 관리 도구’로 쓰기 시작하면 하루가 달라집니다. 단순히 약속을 적어두는 달력이 아니라, 에너지 배분표이자 우선순위 엔진이 되기 때문이죠. 많은 분이 “알림만 잔뜩 울리는데, 정작 중요한 일은 밀려요”라고 말합니다. 대개 원인은 두 가지입니다. 첫째, 보이는 구조가 정리되지 않아 오늘의 핵심이 눈에 들어오지 않는 것. 둘째, 실행 구조가 없어해야 할 일을 ‘시간으로 예약’ 하지 않은 채, 마음속 할 일 목록만 들고 하루를 시작하는 것. 이 글은 구글 캘린더를 “보기 → 실행 → 자동화” 3단계로 재설계해, 이번 주부터 일정이 실제로 지켜지도록 만드는 방법을 담았습니다.

먼저 “보기(가시성)”입니다. 캘린더는 입력의 도구가 아니라 판단의 도구예요. 그래서 색상을 의미 있게 줄이고(딱 5색), 역할별로 캘린더를 분리하면(집중/회의/마감/프로젝트/개인) 한눈에 오늘의 에너지 플랜이 보입니다. 예를 들어 파랑은 Deep Work(집중), 보라는 회의, 빨강은 마감으로 정하면, 월요일 아침 탭을 열자마자 “오늘 파랑이 두 블록 있으니 진짜 중요한 글쓰기부터” 같은 빠른 결정을 내릴 수 있죠. 주(Week) 보기에서 주말을 숨기고, 시간 눈금을 15분으로 바꾸는 소소한 설정만으로도 체감은 커집니다.

다음은 “실행(집중)”입니다. 일정이 밀리는 가장 큰 이유는 할 일을 시간으로 변환하지 않기 때문이에요. 구글 캘린더에서는 타임 블로킹을 통해 “해야 할 일”을 “언제, 얼마나”로 바꿉니다. 90분짜리 Deep Work 블록을 하루 1~2개만 확보하고(제목은 동사+결과: “보고서 초안 2p”), 회의 앞뒤로 10/15분 버퍼를 붙이면 “준비/정리”가 시스템으로 흡수됩니다. 알림도 유형별로 나눠야 합니다. Deep Work는 시작 5분 전만(방해 최소), 회의는 20분/5분/1분(준비→이동→접속), 마감은 전날 17시+당일 9시 이메일까지—이렇게 세팅해 두면 ‘미루기’가 확 줄어요.

마지막은 “자동화·공유”입니다. 혼자 쓰는 달력이 아니라면 겹침 방지와 커뮤니케이션 비용 절감이 핵심입니다. 근무 시간·위치를 공개해(사무실/원격) 타인이 시간 제안할 때 자동으로 걸러지게 하고, 휴가·외근은 ‘부재중’으로 등록해 초대를 자동 거절하세요. 상담/콜이 잦다면 예약 페이지를 열어 링크만 공유하면 됩니다. 회의 노트 템플릿(구글 문서 자동 생성)과 드라이브 첨부를 습관화하면, 회의 시간에 자료 찾느라 허둥대는 일도 사라집니다. 결국 포인트는 “한 번 정해 두면 계속 이익을 주는 설정”을 모아두는 것—그게 진짜 꿀팁입니다.

시작 10분 세팅(복붙)

캘린더 5개: 집중/회의/마감/프로젝트/개인(색상 규칙 고정)
주간 보기 + 주말 숨김 + 시간 눈금 15분
Deep Work 90분 블록 2개를 이번 주에 선예약(제목=동사+결과)
회의 기본값: 전/후 버퍼 10/15분 + Meet 자동 추가
근무 시간·위치 공개, 휴가/외근은 ‘부재중(자동 거절)’ 사용

이후 본문에서는 이 3단계를 실제 화면 기준으로 풀어가며, 색상·레이아웃·타임 블로킹·버퍼·알림·예약 페이지·회의 노트 자동화까지 바로 복붙 가능한 예시로 안내합니다. 오늘은 최소한 한 가지—Deep Work 블록 2개 선예약—만 먼저 실행해 보세요. 하루의 리듬이 달라지고, 캘린더가 알림 폭탄에서 일정을 지켜주는 조력자로 바뀌는 순간을 금방 체감하게 될 겁니다.

1) 보기·구조: 색상·여러 캘린더·레이아웃로 ‘한눈에’ 정리하기

구글 캘린더에서 가장 먼저 손봐야 할 건 입력 기술이 아니라 보이는 구조입니다. 한 주를 열었을 때 “오늘 무엇부터?”가 바로 보이면 실행은 절반 끝난 셈이죠. 이를 위해 캘린더를 역할별로 분리하고, 색상 규칙을 고정하며, 주간 레이아웃을 현실에 맞게 조정하세요. 회의와 마감, 깊은 작업(Deep Work), 개인 일정이 섞여 있으면 판단이 느려지고 우선순위가 흔들립니다. 반대로 역할별로 층을 나누면 필요할 때 해당 층만 켜고 꺼서 시야를 통제할 수 있습니다.

1-1) 캘린더를 ‘역할’로 나누기

한 계정 안에 여러 개의 캘린더를 만들어 쓰는 방식이 가장 깔끔합니다. 이름만 봐도 성격이 드러나게 정하고, 매주 보정하면서 자신에게 맞는 구성을 찾으면 됩니다. 아래는 무난하고 재사용성이 높은 분류입니다.

Deep Work(집중): 방해 없이 몰입해야 하는 일. 글쓰기, 설계, 분석처럼 산출물이 큰 작업.
프로젝트: 진행 중인 업무 블록(리서치, 정리, 전달 등)과 마일스톤.
회의: 대면·온라인 회의, 1:1 면담, 인터뷰.
마감: 제출일, 출시일, 송부일 등 날짜 중심 알림.
개인·가족: 건강, 약속, 가족 일정, 행정 처리.

캘린더를 분리해 두면 상황에 따라 표시/숨김만으로 시야를 깔끔하게 바꿀 수 있습니다. 예를 들어 오전 몰입 시간엔 회의·개인 캘린더를 숨기고 Deep Work만 켜 두면 산만함이 크게 줄어듭니다. 외부 초대가 많은 분은 “외부 초대 전용” 캘린더를 따로 만들어 평소엔 꺼 두고, 회의 잡을 때만 잠깐 켜서 겹침 여부를 확인하는 방식도 유용합니다.

1-2) 색상 규칙: 색만 봐도 우선순위가 보이게

색은 의미가 명확해야 합니다. 색이 많아질수록 뇌는 피곤해지니 다섯 가지 이내로 고정하세요. 다음 팔레트는 시인성과 대비가 좋아 실전에서 효과적입니다.

파랑=Deep Work — 몰입 블록은 파랑으로 통일. 하루의 핵심 시간이 파랑으로 떠 있어야 합니다.
보라=회의 — 회의는 보라로 묶어 한눈에 구간을 파악.
초록=프로젝트 — 일반 작업·진행 업무.
빨강=마감 — 올데이 이벤트로 상단 고정하면 항상 시야에 걸립니다.
주황=개인·가족 — 점심, 건강관리, 가족 일정.

반복 작업처럼 자주 보이는 이벤트는 이벤트 자체 색으로 덧칠해 가시성을 높일 수 있습니다. 예를 들어 “주간 리뷰”는 초록 캘린더에 있더라도 이벤트 색을 노란색으로 지정해 눈에 띄게 만드는 식입니다.

1-3) 주간 레이아웃 고정: 화면은 현실에 맞게

캘린더의 기본 보기 모드를 바꾸는 것만으로도 체감 효율이 달라집니다. 다음 세 가지를 권장합니다.

주(Week) 보기를 기본으로. 월간은 개요를 보는 데 좋지만 실행 판단엔 정보가 부족합니다.
주말 숨김과 활동 시간대만 표시(예: 06:00~22:00). 실제 쓰지 않는 시간대를 접으면 스크롤 피로가 줄어듭니다.
시간 눈금 15분. 30분보다 세밀한 블로킹이 가능해져 버퍼·이동 시간을 깔끔하게 넣을 수 있습니다.

이동이 잦다면 연한 회색의 “이동” 캘린더를 만들어 배치하세요. 지도앱 알림만 믿다 보면 회의가 촘촘히 겹치기 쉬운데, 이동 블록을 눈에 보이게 만들면 겹침이 크게 줄어듭니다.

1-4) 제목·설명·위치 규칙: 보는 순간 일을 떠올릴 수 있게

이벤트 제목은 “무엇을 할 것인가”보다 무엇을 끝낼 것인가를 보여주는 게 좋습니다. 다음 패턴을 그대로 쓰면 판단이 빨라집니다.

동사 + 결과: 보고서 초안 2페이지, 상품 A 키워드맵 20개, 블로그 초안 1200자.
설명: 체크리스트나 목표 한 줄, 참고 링크 1개만. 설명이 길면 오히려 실행이 느려집니다.
위치: 회의실명·온라인 링크를 항상 입력. 온라인 회의는 미리 Meet 링크를 생성해 두면 접속 지연이 줄어듭니다.

1-5) 반복 이벤트로 루틴 잠그기

일정 관리의 핵심은 매주 반복되는 루틴을 먼저 달력에 박는 것입니다. 빈칸에 일을 끼워 넣는 게 아니라, 일의 틀을 먼저 만들어 두는 방식입니다. 예시 루틴은 다음과 같습니다.

월요일 오전: 주간 계획(30분) → Deep Work 90분 1블록.
수요일 오전: Deep Work 90분 1블록, 오후: 팀 미팅 60분 + 정리 15분.
금요일 오후: 주간 리뷰 30분 → 인박스 정리 30분 → 다음 주 초안 블로킹 20분.

반복 설정 시 제목 뒤에 주차/월 표기를 덧붙이면 기록과 검색이 편합니다. 예: “주간 리뷰(W42)”.

1-6) 빠른 입력·단축키로 등록 속도 높이기

등록 속도는 유지비를 좌우합니다. 자주 쓰는 두 가지만 익혀도 체감이 큽니다.

빠른 입력: 자연어로 입력하면 시간·장소·길이를 자동 인식합니다. 예: “내일 2시 팀 회의 회의실 1시간”.
단축키(웹): c=새 이벤트, e=편집, t=오늘, d=일, w=주, m=월, /=검색, g=날짜로 이동.

긴 이벤트를 만들 때는 먼저 시간대를 드래그해서 블록을 잡고, 제목만 입력해 임시 저장한 뒤 필요한 경우에만 세부 항목을 보강하세요. 한 번에 완벽히 입력하려 하면 등록 자체가 번거로워져 캘린더 사용을 피하게 됩니다.

1-7) 버퍼·이동·정리 블록을 레이아웃에 포함시키기

회의 전 10분 준비, 회의 후 15분 정리는 캘린더에 별도 이벤트로 넣는 습관을 들이세요. 회의 시간만 달력에 있고 정리가 빠지면 할 일이 뒤로 밀리고, 다음 일정과 충돌합니다. 이동이 필요하면 회색 “이동” 블록을 회의 사이에 끼워 실제 소요시간을 시각화합니다.

1-8) 보기 체크리스트

캘린더는 역할별 5개 이내로 분리했고, 색상 규칙이 고정되어 있다.
주 보기·주말 숨김·시간 눈금 15분으로 실제 생활과 화면이 일치한다.
Deep Work 블록이 하루 1~2개 파랑으로 박혀 있고, 회의는 보라, 마감은 빨강 올데이로 상단 고정되어 있다.
회의 전/후 버퍼와 이동 블록이 별도 이벤트로 보인다.
이벤트 제목은 동사+결과로 쓰여 있어 보는 즉시 행동이 떠오른다.

요약하면, 보기·구조 단계의 목표는 한눈에 판단이 가능한 달력을 만드는 것입니다. 색은 의미를 담고, 캘린더는 역할로 나뉘며, 주간 레이아웃은 현실에 맞게 압축됩니다. 이 기본기가 갖춰지면 다음 단계인 타임 블로킹과 알림 설정이 훨씬 수월해지고, 일정이 밀리지 않는 흐름이 자연스럽게 만들어집니다.

2) 실행·집중: 타임 블로킹·버퍼·알림·작업 연동으로 ‘밀리지 않게’

보기·구조를 정리했다면 이제는 실제로 일정이 지켜지도록 만드는 단계입니다. 핵심은 “해야 할 일(To-do)”을 “언제, 얼마나”로 바꾸는 것, 그리고 지연을 유발하는 요소(준비 부족, 회의 이후 정리 미흡, 이동 시간 간과)를 버퍼 이벤트로 캘린더에 명시하는 것입니다. 여기에 이벤트 유형별 알림과 Google Tasks·회의 노트 연동을 더하면, 계획이 하루를 끌고 갑니다.

2-1) 타임 블로킹: 할 일을 시간으로 ‘선예약’하기

타임 블로킹은 일정을 “확정된 약속”으로 만드는 가장 간단한 방법입니다. 먼저 하루의 에너지를 고려해 블록 규격을 정하고, 제목 규칙을 통일하세요. 블록은 많을수록 좋은 게 아니라, 지킬 수 있는 개수가 중요합니다.

블록 규격: Deep Work 90분(몰입), 일반 작업 60분, 경량 작업 30분. 하루에 Deep Work는 1~2블록이면 충분합니다.
제목 규칙: 동사 + 결과. 예) “보고서 초안 2p”, “상품 A 키워드맵 20개”, “고객 인터뷰 정리 3 항목”.
시간대 배치: 집중이 잘 되는 오전에 파란(Deep Work) 블록을 먼저 박아 둡니다. 회의는 오후·중간 시간대로 모읍니다.

빠른 셋업 예시
월·수·금 09:30–11:00 “블로그 초안 1200자(Deep Work)”
화·목 10:00–11:00 “SEO 리포트 작성(60m)” + 15:00–16:00 “팀 회의(60m)”

2-2) 버퍼·이동·정리를 ‘별도 이벤트’로 넣기

회의만 달력에 있고 준비·정리·이동 시간이 빠져 있으면 다음 일정이 밀립니다. 세 가지를 각각 이벤트로 분리해 시야에 보이게 하세요.

회의 전 10분: “회의 준비(10m)” — 자료 링크 열기, 어젠다 확인, 화면 공유 테스트.
회의 후 15분: “노트·액션 정리(15m)” — 결정을 문서화하고 담당·기한 지정.
이동: “이동(지하철/차량 25m)” — 회색 캘린더로 명시. 온라인 전환 시 즉시 삭제 또는 축소.

상황	버퍼 이벤트	효과
오전 회의 10:00	09:50 “회의 준비(10m)”	지각·자료 미비 감소
회의 종료 11:00	11:00 “노트·액션 정리(15m)”	할 일 누락 방지, 후속 속도↑
외근 장소 이동	“이동(25m)” 회색 블록	겹침 방지, 현실적인 일정

2-3) 알림은 ‘이벤트 유형별’로 다르게

모든 이벤트에 같은 알림을 쓰면 금세 무뎌집니다. 유형별로 알림을 설계하세요. 방해를 줄이고, 준비 타이밍을 정확히 맞추는 게 목표입니다.

Deep Work: 시작 5분 전 팝업 1회. 방해 금지 모드(DND) 동시 활성화 권장.
회의: 20분 전(준비), 5분 전(이동/접속), 온라인이면 시작 1분 전 추가.
마감: 전날 17시 + 당일 09시 이메일 알림. 필요시 당일 14시 팝업 보조.

자주 하는 실수 → 교정
동일 알림 일괄 설정 → 유형별로 분리(Deep Work 최소, 회의 2~3회, 마감은 이메일 포함)
알림 과다 → 하루 알림 총량을 10개 이내로 제한, 요약 알림은 오후 한 번만

2-4) Tasks·메모·파일: 일정-할 일-문서가 한 화면에서

이벤트 안에서 바로 일을 끝낼 수 있도록 우측 패널과 링크를 적극 활용하세요. “어디에 적었더라?”를 없애면 실행 속도가 크게 올라갑니다.

Google Tasks: 우측 패널에서 작업을 만들면 마감일이 캘린더에 표시됩니다. “D-1 인보이스 발송”, “D-0 게시 글 검수”처럼 마감형 업무에 적합합니다.
회의 노트: 이벤트 세부 정보의 “회의 노트 만들기”를 누르면 참석자·어젠다가 들어간 구글 문서가 자동 생성됩니다. 회의 종료 후 바로 액션을 지정하세요.
드라이브 첨부: 자료집·안건·발표 파일을 이벤트에 첨부합니다. 회의 시작 5분 전에 파일 탐색 시간을 0으로 줄일 수 있습니다.

2-5) 반복과 템플릿으로 ‘생각 비용’ 줄이기

매주 반복되는 일을 매번 새로 만들지 마세요. 반복 이벤트와 제목 템플릿으로 생각 비용을 줄이면 일정이 더 잘 지켜집니다.

반복 이벤트: 주간 계획(월 09:00), 주간 리뷰(금 16:30), 인박스 정리(금 17:00)를 반복으로 등록.
제목 템플릿: “1:1 코칭(이름/목표/액션)”, “프로젝트 업데이트(범위/리스크/다음)”처럼 패턴을 고정.
기본 알림(캘린더별): 회의 캘린더는 20·5·1분, Deep Work 캘린더는 5분만 같은 식으로 기본값을 다르게 둡니다.

2-6) 실행 루틴: 하루 운용 예시

08:50 주간/일간 캘린더 점검(5분) — 오늘 파란(Deep Work) 블록 재확인.
09:30 Deep Work 90분 — 알림 5분 전, 방해 금지 모드 ON.
11:00 이메일·메신저 20분 — 수신함 정리 후, 오후 회의 준비 체크.
15:00 팀 회의 60분 — 전 10분 준비, 후 15분 정리로 액션 확정.
17:00 마감 점검 10분 — 전날 알림·당일 알림 기준으로 상태 업데이트.

2-7) 실행 체크리스트

Deep Work 블록이 하루 1~2개 고정되어 있고 제목이 동사+결과로 쓰였다.
모든 회의에 전 10분 준비, 후 15분 정리 이벤트가 붙어 있다.
이동이 필요한 일정에는 회색 “이동” 블록이 있다.
알림은 유형별로 다르게 설정되어 있으며, 하루 알림 총량이 과하지 않다.
회의 이벤트에 회의 노트 문서와 필요한 드라이브 파일이 첨부되어 있다.
주간 계획/리뷰/정리는 반복 이벤트로 잠겨 있다.

요약하면, 실행·집중 단계의 목적은 일정을 약속으로 만드는 것입니다. 타임 블로킹으로 시간을 먼저 확보하고, 버퍼·이동·정리를 눈에 보이게 두며, 유형별 알림과 문서 연동으로 흐름을 끊지 마세요. 이 구조만 갖추면 “알림은 많은데 일정은 밀리는” 일이 눈에 띄게 줄어듭니다.

3) 자동화·공유: 반복 줄이고 ‘겹침/커뮤니케이션’ 비용 낮추기

혼자 쓰는 달력이 아니라면 일정의 품질은 공유·예약·자동화에서 갈립니다. “겹치지 않게 미리 걸러주고”, “왕복 커뮤니케이션을 줄이며”, “같은 입력을 반복하지 않도록” 만드는 설정과 습관을 모아두세요. 아래의 설정은 한 번만 손봐도 매주 시간을 아껴줍니다.

3-1) 근무 시간·근무 위치·부재중으로 ‘겹침’ 원천 차단

근무 시간: 설정 → 근무 시간에서 요일별 가능한 시간대를 지정하면, 타인이 일정 제안 시 자동으로 가이드됩니다.
근무 위치: 사무실/원격/외근 등 위치를 요일별로 표시하세요. 대면 미팅이 필요한 동료가 가능한 장소를 바로 확인합니다.
부재중(OOO): 휴가·출장은 OOO로 등록하면 해당 시간 초대를 자동 거절합니다(메시지 포함).

기능	효과	팁
근무 시간	영업시간 밖 제안 감소	점심 12:00–13:00도 제외
근무 위치	대면/원격 혼선 감소	요일 패턴 고정(화/목 사무실)
부재중(OOO)	휴일 초대 자동 거절	복귀일 오전은 완충 권장

3-2) 약속 잡기(예약 페이지)·시간 제안으로 왕복 메일 줄이기

예약 페이지(약속 일정): 공개 가능한 상담/면담/코칭은 예약 슬롯을 열어 링크 한 번으로 받으세요. 상대가 가능한 시간을 직접 고릅니다.
시간 제안: 초대를 받았는데 시간이 안 맞을 때는 “시간 제안” 버튼으로 대안을 2~3개 클릭하여 제시하세요.
여러 시간대: 해외 협업이라면 “세계 시계”를 켜두고, 예약 슬롯을 상대 시간대 기준으로 안내하면 혼선이 줄어듭니다.

예약 페이지 구성 팁
▪ 30/45/60분 슬롯 3종 ▪ 버퍼 10분 자동 추가 ▪ 하루 최대 슬롯 수 제한(맥스 3개)
▪ 기본 질문 3개(목표/의제/자료 링크) ▪ 예약 확인 메일에 Meet 링크 자동 포함

3-3) 공유 권한·가리기/보기: 프라이버시와 협업의 균형

공유 캘린더: 팀 일정, 휴가 캘린더, 제품 출시 캘린더를 별도로 만들고 조직 전체에 보기 권한을 부여합니다.
권한 레벨: “일정만 보기(세부정보 숨김)”를 기본으로, 운영 담당자에게만 “변경 가능” 권한을 줍니다.
개인 일정: 공개 범위를 “바쁨/한가함”으로만 보이게 하여 프라이버시를 보호합니다.

3-4) 화상 회의·장소·첨부 자동화

화상 회의: 새 이벤트 생성 시 Google Meet 자동 추가를 기본값으로. 외부는 Zoom/Teams 링크도 설명에 고정.
회의실: 자주 쓰는 회의실을 위치에 등록해 겹침을 방지합니다.
첨부: 안건/자료집/발표 파일은 드라이브에서 바로 첨부. 회의 20분 전 알림이 올 때 파일이 이미 준비되어 있어야 합니다.

3-5) 반복·템플릿·기본 알림으로 ‘한 번 설정 = 매주 이득’

반복 이벤트: 주간 회의, 리포트 제출, 정산일 등을 반복으로 등록하고 제목 뒤에 (W42)/(M10)처럼 주차/월 표기를 넣어 기록성을 높입니다.
제목 템플릿: “팀 미팅(의제/결정/액션)”처럼 포맷을 정해 복제하세요. 회의 노트 구조와 연결됩니다.
기본 알림(캘린더별): 회의 캘린더는 20/5/1분, Deep Work 캘린더는 시작 5분만. 캘린더별 기본값을 다르게 두면 매번 수동 설정할 필요가 없습니다.

3-6) 간단 자동화 예시(앱스 스크립트) — 회의에 ‘후속 정리 15분’ 자동 추가

회의가 생성되면 같은 제목으로 15분짜리 “노트·액션 정리” 이벤트를 자동으로 뒤에 붙이는 간단 예시입니다. 내부 사용 정도로만 권장합니다.

/** Google Apps Script: 회의 뒤 정리 블록 자동 추가(간단 버전) **/
function addFollowUpBlocks() {
  const cal = CalendarApp.getDefaultCalendar();
  const now = new Date();
  const end = new Date(now.getTime() + 1000*60*60*24); // +24h
  const events = cal.getEvents(now, end, {search: "회의"});
  events.forEach(ev => {
    // 이미 생성된 '정리' 블록이 있나 확인
    const afterStart = new Date(ev.getEndTime());
    const afterEnd = new Date(afterStart.getTime() + 1000*60*15);
    const overlaps = cal.getEvents(afterStart, afterEnd, {search: "정리"});
    if (overlaps.length === 0) {
      cal.createEvent(`${ev.getTitle()} — 노트·액션 정리(15m)`, afterStart, afterEnd);
    }
  });
}

정교하게 쓰려면 트리거(시간 기반), 검색 키워드(“회의/미팅”), 특정 캘린더만 대상으로 제한하는 조건을 추가하세요.

3-7) 외부 툴 연동: 슬랙·Tasks·폼·프로젝트 보드

슬랙: 중요한 마감/회의만 특정 채널로 요약 알림(하루 1회). 개인 DM 폭탄은 피하고 팀이 같이 볼 것만 공유합니다.
Tasks: 이메일에서 To-do를 추가하면 Due가 캘린더에 표시됩니다. “D-1 인보이스” 같은 마감형 업무에 효과적입니다.
폼: 외부 예약·신청은 Google Forms로 받고, 응답을 예약 페이지 또는 수동 승인 프로세스와 연결합니다.
프로젝트 보드: Asana/Trello 카드에 마감일을 넣어 캘린더에 구독(읽기 전용)하면, 개인/팀 마감이 한 화면에 보입니다.

3-8) 자동화·공유 체크리스트

근무 시간·근무 위치가 설정되어 있고, 휴가·외근은 OOO로 등록한다.
예약 페이지 링크가 프로필/메일 서명에 고정되어 있다.
팀 캘린더는 보기 권한, 운영 캘린더는 변경 권한으로 분리했다.
회의 이벤트에 Meet 링크·회의실·드라이브 첨부가 기본값으로 들어간다.
반복 이벤트·제목 템플릿·캘린더별 기본 알림이 설정되어 있다.
슬랙·Tasks·프로젝트 보드와 최소한의 단방향 연동이 되어 있다.

요약하면, 자동화·공유 단계의 목적은 겹침을 방지하고 왕복을 줄이는 것입니다. 근무 시간/위치/OOO로 기본 질서를 만들고, 예약 페이지와 시간 제안으로 메일 왕복을 줄이며, 반복·템플릿·기본 알림으로 입력을 자동화하세요. 달력은 ‘알림 폭탄’이 아니라, 팀과 나의 시간을 지켜주는 운영판이 됩니다.

결론: “보기 정리 → 실행 잠금 → 자동화”로 달력이 ‘일정을 지켜주는 판’이 된다

구글 캘린더는 입력 도구가 아니라 운영판입니다. 색과 캘린더를 최소한의 규칙으로 정리하면 오늘의 우선순위가 한눈에 보이고, 타임 블로킹과 버퍼로 “해야 할 일”이 “언제, 얼마나”로 바뀌면서 실행력이 붙습니다. 여기에 근무 시간·위치 공개, 예약 페이지, 회의 노트·첨부 같은 반복 절약 장치를 얹으면 왕복 커뮤니케이션과 겹침이 자연스럽게 줄어듭니다. 핵심은 복잡한 자동화가 아니라, 한 번 결정해 두면 계속 이득을 주는 설정을 모아두는 것에 있습니다.

실천은 작게 시작해도 충분합니다. 이번 주엔 파란색 Deep Work 90분 블록을 미리 두 개 박고, 모든 회의에 전 10분·후 15분 버퍼를 붙여 보세요. 회의 초대엔 Meet 링크와 자료 첨부를 기본으로 두고, 상담·콜은 예약 페이지 링크로 받는 습관을 들입니다. 일주일만 돌려 보면 “알림은 많은데 일정은 밀리는” 패턴이 눈에 띄게 줄고, 중요한 일이 먼저 시간을 확보하는 흐름이 만들어질 겁니다.

이번 주 체크리스트

역할별 캘린더 5개 이내 + 색상 규칙 고정(파랑/보라/초록/빨강/주황)
주(Week) 보기 + 주말 숨김 + 시간 눈금 15분
Deep Work 90분 × 2 선예약, 회의 전/후 버퍼 이벤트 상시 사용
근무 시간·위치 공개, 휴가·외근은 부재중으로 자동 거절
예약 페이지 링크 고정, 회의 노트/드라이브 첨부 기본화

결국 일정 관리는 도구보다 습관의 디자인입니다. 보기(가시성)로 판단을 빠르게, 실행(블로킹/버퍼)으로 실천을 안정적으로, 자동화(공유/예약/기본값)로 반복 비용을 줄이세요. 오늘 한 번 세팅한 결정들이 앞으로의 시간을 지켜줄 것입니다.

richjin7285